Подлинник электронного документа это

Оригинал электронного документа – что это такое?

Подлинник электронного документа это
stas_makarov_ljДискуссии на тему что считать оригиналом электронного документа не утихают несмотря на существование длительной и успешной практики Enterprise Content Management, где все эти вопросы как соотносится оригинал и копия давно решены.

Основная логическая ошибка всех граждан, сомневающихся в электронных документах и по этой причине тяготеющих к бумаге, заключается в однозначном переносе понятия «бумажный документ» на  понятие «файл» – а это далеко не так!

Если сделать это допущение, то возникает целый ворох проблем с обеспечением аутентичности электронного документа в таком понимании потому что файлы легко копируются, передаются и при этом могут быть изменены. Использование ЭЦП отнюдь не проясняет ситуацию, а только еще больше все запутывает, поскольку следом возникает вопрос от отзыве сертификатов, сроке действия ключей, удостоверяющих центрах и т. д.

Держатель ЭЦП может подписать хоть сто одинаковых файлов своей подписью – что тут считать оригиналом? Хм… Никто же не ставит под сомнение подлинность литографий Сальвадора Дали, хотя он напечатал немалое их количество. Что вас смущает в случае подписания нескольких идентичных файлов одной ЭЦП?

Электронный документ в ECM-системе

В рамках парадигмы «документ = файл» действительно много неразрешимых противоречий. Отдельный файл, даже с ЭЦП, легко может быть скомпроментирован.

Поэтому под документом следует понимать не файл, а информационный объект в ECM-системе, состоящий из содержимого (одного или нескольких файлов), метаданных (включающих не только реквизиты документа по ГОСТу, но также еще системные данные, и ЭЦП тоже, если она есть), журнал действий с этим документом, списки доступа и порядок хранения документа.

Совокупность этих параметров дает достаточно оснований считать электронный документ уникальным, аутентичным, целостным и подлинным – вполне хватит, чтобы признать его оригиналом. Способность самой ECM-системы обеспечить эти качества электронного документа гарантируется сертификацией на соответствие стандартам и организационными мерами.

Для всех практических аспектов ведения бизнеса, в том числе и для всех спорных ситуаций, разрешаемых в судебном порядке, такая трактовка понятия «электронный документ» абсолютно приемлема.

Для особо беспокойных — третья доверенная сторона

В общем, ничего нового, точно так же, как и при работе с бумажными документами: если стороны не слишком доверяют друг другу, то нужен еще независимый арбитр, третья доверенная сторона, которая принимает на себя ответственность за хранение подлинника. В бумажном мире эту функцию обычно исполняет нотариат. В электронном – практика пока не устоялась, но скорее всего мы скоро привыкнем к термину е-Нотариат, и это будет весьма логично.

В частных случаях, в т.ч. при подаче документов в налоговые органы, в фонды и органы статистики эти функции берут на себя уполномоченные операторы ЭДО (Такском, Диадок и др.) Они же готовы выступить третьей доверенной стороной при работе с электронными счетами-фактурами.

Нет причин не расширить эту практику на другие виды взаимодействия между хозяйствующими субъектами и между гражаданами.

Откуда такое преувеличенное внимание к ЭЦП

Ответ прост: от элементарного незнания технологий и архитектуры ECM. Логика работы с ЭЦП понятна любому — это аналог собственноручной подписи.

Не перестаю удивляться, откуда у человечества такая бесконечная вера в росчерк пера? Разве история нас не учит, что бумажные документы легко подделываются и наличие некой закорючки еще не основание считать документ подлинным? Эксперты тщательно исследуют документ и обстоятельства его находки, прежде чем признать его подлинным.

Практические выводы

  • Нет необходимости использовать ЭЦП для внутренних документов. Возможностей ECM с лихвой хватит, чтобы обеспечить их подлинность.
  • При внедрении ECM надо детально прорабатывать все аспекты, влияющие на их юридическую значимость — проще говоря, оценить, сможете ли вы доказать суду и надзорным органам подлинность своих электронных документов. Для этого как минимум, нужно следовать стандартам и лучшим практикам ECM, например, использовать спецификацию MoReq.
  • Электронный документооборот с внешними миром требует наличия экосистемы, включающей защищенные каналы передачи данных и кого-то в качестве третьей доверенной стороны.

Ибо теоретические дискуссии о том, что считать оригиналом электронного документа, а что копией и можно ли вообще этим документам доверять к бизнесу отношения не имеют:)

stas_makarov_ljМногие руководители, как авторитарные родители, стремятся контролировать буквально каждый шаг своих подчиненных, давая указания по самым очевидным задачам и требуя согласования по самым ничтожным поводам. Этот управленческий подход доведения детализации контроля почти до абсурда называют микроменеджмент.

Словари дают нам такое определение:

  • to manage or control with excessive attention to minor details. – Dictionary.com
  • to manage especially with excessive control or attention to details – Merriam Webster

Микроменеджмент — это управление или контроль с чрезмерным вниманием к мелким деталям. ОК, ведь нужно стремиться к максимальной детализации, чтобы повысить качество бизнес-процессов! Но так ли это на самом деле?

Приведу пример из физики:

Классическая ньютоновская механика превосходно описывает движение небесных тел, падение яблока на землю, полет барона Мюнхгаузена на ядре и многое другое — пока речь идет о довольно крупных материальных объектах.

Но она становится бессильна при при переходе на микроуровень — для описания поведения элементарных частиц вам нужна квантовая механика, по своей природе вероятностная.

Даже вооружившись всеми формулами и самыми мощными микроскопами, нельзя вычислить точное положение даже простого электрона, можно только указать вероятность, с которой он находится в данной точке пространства – и это фундаментальное свойство материи, а не погрешность теории.

Также и с бизнес-процессами:

При переходе на некоторый уровень, дальнейшая детализация становится невозможной, потому что резко возрастает число возможных микровариантов, всех этих «что если», в которых и тонут аналитики, а потом сами заказчики.

Вы не можете полностью исключить неопределенность в бизнес-процессе – и нет смысла стремиться к этому.

Ведь планеты обращаются вокруг Солнца, несмотря на то, что на квантовом уровне мир описывается вероятностными уравнениями.

Не забывайте, что у вас работают живые люди. Остановите микроменеджмент — призывает Кейт Свенсон, один из основоположников Adaptive Case Management. Микроменеджмент это признак недоверия. Вы наняли людей для определенной цели. Если вы не верите, что они будут выполнять свою работу всеми силами, найдите других, либо которые по вашему мнению будут это делать, либо оставьте их в покое, чтобы они могли работать. (http://social-biz.org/2013/05/01/is-micromanagement-a-necessary-part-of-bpm/ )

Микроменеджмент автоматизированный

Дотошный начальник может достать своих подчиненных и без всякой системы. Однако, если вооружить его средствами автоматизации и тотального контроля, то спасения не будет никому.

Инструменты моделирования и автоматизации бизнес-процессов, обычно входящие в состав ECM, позволяют до самых мелочей определить, что должны делать ваши сотрудники с документами в любой ситуации.

Чем детальнее описан процесс, тем лучше — думают многие руководители.

Разве вы слышали когда-нибудь, чтобы в описании бизнес-процесса кто-то просил убрать лишние детали? Людям кажется, что чем подробнее описана работа, тем лучше будут ее делать исполнители, думать им вообще не придется, система сама скажет, что делать.

В результате получаются огромные и запутанные схемы бизнес-процессов, которые сами по себе являются знакомыми и понятными для всех сотрудников и никаких проблем не вызывают.

Возьмем, например, маршрут подготовки и согласования приказа по кадрам в какой-нибудь крупной организации.  Если начать подробно анализировать все возможные ситуации и переходы, то схема этого процесса едва помещается на двух листах формата А1.

С другой стороны, мы знаем, что это довольно простой процесс, который никаких нареканий не вызывает. Так зачем все усложнять?

Чем вреден микроменеджмент

Большинство ситуаций в офисной работе связано с принятием решений, больших или малых — и это кардинально отличает ее от работы на сборочном конвейере, где один и тот же болт надо завернуть каждый раз одинаковым образом.

Микроменеджмент не оставляет сотрудникам пространства для маневра, для собственной инициативы, в результате чего многие полезные вещи никогда не будут сделаны, а руководитель будет постоянно перегружен, потому что с любой ерундой все будут идти к нему.

Синдром выгорания ему в таком случае обеспечен.

Никто не любит слишком сильного контроля. Люди не работают в таких условиях лучше. Как известно, «с дурацкими приказами борются дурацким их исполнением» – ваши сотрудники под прессом микроменеджмента начнут всячески уклоняться от любой ответственности и уж точно не станут делать ничего такого, что не написано в инструкции. А кто возьмется предугадать наперед все возможные ситуации?

Несколько слов в защиту BPM

Если использовать инструменты BPM, оставаясь на разумном уровне детализации и в то же время описывая процесс достаточно полно, то это будет способствовать его ускорению и оптимизации.

Какие правильные вопросы надо задать клиенту, если вам кажется что он требует чрезмерной детализации бизнес-процесса:

  • Дает ли это добавленную стоимость конечному заказчику? (Не внутренним сотрудникам, а внешним людям, кто приносит доход и прибыль.) Если да, то что это конкретно? Измеримо ли это?
  • Дает ли это добавленную стоимость внутренним сотрудникам? Какую и как это измерить?
  • Нужно ли это чтобы избежать порчи продукта или переделывания работы?
  • Требуется ли это регулятором?
  • Что плохого произойдет, если этот шаг или действие в процессе не будет выполнено?
  • Как это реализуется сейчас, в отсутствие BPM?

Потенциально BPM позволяет детализировать процесс сколь угодно подробно: «Взять документ левой рукой, поднять на 10 сантиметров от стола, плавно переместить в направлении лотка с надписью ВХОДЯЩИЕ…»  Но нужны ли вам такие детали? Вы же не пишите программу для станка с ЧПУ!

Page 3

malceffsergeyЛючиана Дюранти является руководителем кафедры архивно-библиотечного дела Университета Британской Колумбии (Канада), встреча с ней пройдет 23 сентября  в форме семинара, посвященного обсуждению основных проблем, связанных с широким распространением в мире электронных документов.

Г-жаДюранти является одним из наиболее уважаемых и известных в мире специалистов в вопросах, связанных с «жизненным циклом» электронных документов. С ее именем связан ряд крупнейших проектов, благодаря которым электронные документы стали реальностью современной жизни. На семинаре доктор Дюранти расскажет о наиболее острых проблемах, связанных с обеспечением доверия к электронным документам и их долговременной сохранности, и о своём новом амбициозном международном проекте InterPARES Trust; также будет обсужден вопрос об участии специалистов из России и стран СНГ в этом проекте.

Проблемы, которые будут обсуждаться на семинаре, давно уже стали для мирового сообщества животрепещущими. Как обеспечить аутентичность и доступность электронных документов в условиях быстрых технологических изменений (например, в связи с износом либо устареванием оборудования и программного обеспечения, с помощью которых документы были созданы)? Можно ли быть уверенным в сохранности и надлежащем использовании персональных данных, коммерческих сведений и т.д., когда они хранятся в «облаке»? Все это не менее актуально для отечественных документоведов, для пользователей систем электронного документооборота, а в отношении персональных данных – и для каждого из нас.

Семинар состоится 23 сентября с 11.00 до 15.00 часов.

Место проведения – отель Холидей Инн в Сокольниках, зал «Полянка».
Участие в семинаре бесплатное.
Регистрация

Page 4

|

malceffsergeyНаталья Храмцовская пишет в свое блоге, что 26 августа 2013 года на zakupki.gov.ru  опубликована информация, что Минкомсвязи проводит открытый конкурс на право заключения государственного контракта на выполнение работ в 2013 году по осуществлению перехода на обмен электронными документами при взаимодействии ФОИВ между собой и с Правительством РФ до 2017 года, с начальной ценой 45 миллионов рублей. Сведения о конкурсе (заказ №0173100007513000021) можно найти здесь:”То, что Минкомсвязи хранило молчание по поводу этого конкурса, в том числе и на заседаниях сформированного при нём Экспертного совета, где обсуждалась именно эта тематика, и (не совсем законное, поскольку виды работ достаточно разные и могут выполняться более-менее независимо) отсутствие деления на лоты наводят на мысль о том, что конкурс рассчитан на конкретную организацию-победителя. На какую именно, подсказывает пункт в конкурсной документации о месте выполнения работ – территория ФГУП НИИ «Восход» 🙂 Как водится у наших Мюнхгаузенов, запланирован очередной послеобеденный подвиг– максимальный срок выполнения работ составляет 65 календарных дней с даты заключения контракта. Таким образом, исполнитель будет зарабатывать по миллиону каждый рабочий день :)”.Результатом работ этапа I является:    Системный проект национальной платформы СЭД и сервисов электронного взаимодействия;    Проект национального стандарта (пакет проектов национальных стандартов) формата файла электронного документа;    Проект регламента хранения электронных документов;    Прототип национальной платформы системы электронного документооборота.

В основу создания национальной платформы СЭД должны быть положены следующие принципы:

   Использование «облачных» технологий;    Многопользовательский режим работы с СЭД ФОИВ;    Однократный ввод информации в любую из СЭД и многократное ее использование в различных СЭД ФОИВ;    Возможность использования электронной подписи на всех стадиях работы с документами в полном объеме;    Возможность работы с документами, подписанными несколькими электронными подписями (электронными подписями нескольких должностных лиц);    Разграничение доступа к информации и операциям;    Информирование пользователей о событиях, требующих их внимания (контроль);    Защита информации;    Интеграция с инфраструктурой электронного правительства.

Подробности в блоге Натальи Храмцовской

Источник: https://ecm-community.livejournal.com/204532.html

Подлинник электронного документа это

Подлинник электронного документа это

Например, аутентичный текст международного договора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу.Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.Беловик — это последняя, переписанная или перепечатанная «набело» редакция документа.

ГОСТ на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела определяет: «беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений». Правоведы считают оригиналом только подписанный беловик.

Для служебных документов оригиналом будет являться беловик, чаще всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложением печати. Подлинниками являются и черновики.

Как подготовить копию Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов.

Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК.
Интересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из ИС, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа.
    Если вам доступна функция печати сразу из ИС или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно.

Документы электронные. оригиналы и подлинники

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) [37] аналоговые документы по виду оформления различаются как: подлинник — первый или единичный экземпляр документа; дубликат — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу; копия — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы; заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются реквизиты, придающие ей юридическую силу; выписка — копия части документа, оформленная в установленном порядке.

Обеспечить сохранность подлинных электронных документов. миссия выполнима?

Здесь обязано выполняться требование единственности оригинала (подлинника) документа. В этих случаях невозможно соблюдать закон — считать каждый экземпляр подлинником. Необходимо нарушать закон, принятый на государственном уровне и подписанный Президентом страны.

Важно

В ст. 12 проекта Федерального закона «Об электронной торговле» [19] предписывается, что при сохранении (очевидно, в базах данных) «…ЭлД должны сохранять формат, в котором они были сформированы, переданы или получены».

Чтобы не противоречить предыдущей статье 11 этого же законопроекта, запрещающей электронные копии ЭлД, остается предположить, что хранятся только подлинники документов.

Законодатель не определяет понятия «формат ЭлД», так что приходится ступить на зыбкую тропу догадок.

Делаем бумажную копию электронного документа

Секретарское дело N10 2003 год Т.В. Кузнецова

  • Понятие «подлинник»
  • «Умноженные» оригиналы
  • Беловики и черновики
  • Копии и их виды
  • Способы получения копий
  • Удостоверение копий
  • Подлинник и копия электронного документа

Секретарю в его работе постоянно приходится делать выписки из документов, снимать и удостоверять копии, размножать документы. Разберемся в видах копий и понятиях подлинник и копия документа.Сначала обратимся к понятию «подлинник».

Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник.

Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» определяет подлинник (официального документа) как «первый или единичный экземпляр официального документа».

Объявление

Пригодным для использования считается документ, который можно найти, воспроизвести и т.п.

Последнее требование сопряжено с проблемой устаревания форматов, носителей информации, программного обеспечения и оборудования.

Как обеспечить сохранение документом его ключевых свойств С учетом специфики электронного документа необходимо помнить о важности сохранения информационного контента (сообщения).

Подобная практика существует в мире с 1960-х годов, включая и Россию. Правда, изначально она была связана не с юридическими документами, а научными базами данных.

Сегодня широко известны такие методы обеспечения долговременной сохранности информации, как конверсия, миграция и эмуляция.

Помимо содержимого (контента) специалист по управлению документами или архивист должен обеспечить юридическую значимость и доказательную силу документа.

Степень подлинности документа — это идентификация того, что было и того, что отражено в документе.

В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов.

Фальсифицированные документы появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства.
Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто — подложные завещания. Существует несколько видов подделки документов:

  • подлог — замена одного документа другим;
  • интерполяция — подложная вставка в текст подлинного документа;
  • подделка — подделка отдельных слов, подписи, дат.

Оригинал электронного документа это

Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам. Рассмотрим на примерах.

Истребование электронной первички налоговыми органами появилось в 2011 году. Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников).

Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы.

Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML.

Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем.

Внимание

А какой должна быть эта отметка до сих пор никто не уточнил. Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора: Вариант Министерства связи: Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Для ЭлД однократного действия, где оригинал необходимо должен «погашаться», чтобы исключить его повторное использование, и в таком виде храниться для отчетности, выполнение требований закона «Об электронной торговле» означает невозможность электронной торговли.

Цитированные законы и проекты явно или неявно не допускают наличие электронных копий ЭлД, но зато прямо говорят о возможности бумажных копий.

Если понимать под «копией» приведенное выше определение ОКУД [37], то возникает естественный вопрос: какие «внешние признаки ЭлД или часть их, воспроизводит» бумажная копия ЭлД? Тем более странным выглядит предписание, что «электронный документ не может иметь копий в электронном виде».

Тем самым предписывается хранить в составе ЭлД цифровую подпись автора на момент архивирования: документ с иной удостоверяющей подписью — это копия.

Однако, пока само понятие «электронный документ» не однозначно. В ГОСТ Р 5141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» есть лишь понятие «документ на машинном носителе» — «Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной». Более развернутое понятие документа на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» РД 50-613-86.

Источник: http://kodeks-alania.ru/podlinnik-elektronnogo-dokumenta-eto/

Подлинник

Авторы ряда российских госстандартов сходятся во мнении, что оригинал – предшественник подлинника. Например, в ГОСТе 2.102-2013 «Единая система конструкторской документации.

Виды и комплектность конструкторских документов» между ними проводится четкое различие.

Оригинал электронного документа трактуется как первичный объект, предназначенный для проверки, установленного согласования и утверждения в качестве подлинника, а подлинник – утвержденный оригинал, с которого в дальнейшем будут делаться копии и дубликаты.
Близкое определение для строительной проектной документации содержится в ГОСТе 21.001-2013.

«Электронные оригиналы документов: возможно ли это в России?»

Подлинник электронного документа это

 Вячеслав Щербаков 

Недавно в Ростехрегулировании был создан подкомитет, который должен заниматься разработкой стандартов в области электронного документооборота и представлять Россию в соответствующих комитетах ИСО с правом решающего голоса.

Сегодня на Западе большая часть документов, циркулирующих между правительственными учреждениями (в Великобритании, например, более 90%), существует только в электронном виде.

В России же все с точностью до «наоборот»: ведомственные документы существуют исключительно на бумаге, несмотря на то, что создаются на компьютерах. Для рассмотрения в госучреждениях и частных компаниях в качестве оригиналов они должны быть представлены только в бумажном виде.

Парадокс? Что же мешает нам «приобщиться к цивилизации»? Что представляет собой электронный документооборот в нашей стране? В этом попытался разобраться наш обозреватель Вячеслав ЩЕРБАКОВ в беседе с председателем ТК 459/ПК 6 «Жизненный цикл электронного документооборота», генеральным директором компании ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)» (000 «ЭОС»), членом правления Гильдии управляющих документацией, кандидатом технических наук Владимиром БАЛАСАНЯНОМ.

Начало положено..

Владимир Эдуардович, какие задачи поставлены перед новым подкомитетом, который вы возглавляете?

– В июне этого года в соответствии с приказом Ростехрегулирования в структуре ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий» на базе компании «ЭОС» был образован подкомитет (ПК) «Жизненный цикл электронного документооборота».

Он создан для того, чтобы повысить эффективность работ по стандартизации и подтверждению соответствия процессов автоматизации электронного документооборота на всех этапах жизненного цикла на национальном и международном уровнях, а также, чтобы согласовывать эту деятельность с заинтересованными организациями.

Кроме того, наш ПК будет выполнять функции постоянно действующего на¬ционального рабочего органа ИСО/ТК

184/ПК 4, ИСО/ТК 46/ПК 11, ИСО/ТК 171/ПК 3, ИСО/МЭК/СТК 1/ПК 34 в части жизненного цикла электронного документооборота.

Совместно с заинтересованными организациями станем разрабатывать стандарты в этой области, большие надежды возлагаем на Гильдию управляющих документацией.

Ее члены – весьма авторитетные организации и предприятия, заинтересованные в принятии национальных стандартов в данной сфере.

– Как обстоят дела со стандартизацией документооборота в стране? – В настоящее время по документообороту существуют следующие национальные стандарты: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». И, наконец, принятый в прошлом году международный стандарт ГОСТ ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». Но все они не имеют прямого отношения к электронному документообороту.

К тому же, к сожалению, в нашей стране до сих пор отсутствуют единые и четкие критерии, которые позволяли бы оценить качество и функциональную полноту системы электронного документооборота. России нужен регламент работы с электронными документами.

Надо, наконец, подготовить базовые нормативные документы, и тогда отпадет необходимость каждой организации создавать собственный регламент работы с электронными документами, как это происходит сегодня.

Какими вопросами занимается ваш подкомитет в настоящее время?

– Сейчас мы формируем пакет необходимых для разработки на следующий год документов и ищем источники финансирования. Надо создавать национальную систему стандартов в области систем электронного документооборота (СЭД). Планируем поэтапно решать существующие проблемы, в первую очередь используя зарубежный опыт.

Ведь одна из важных задач – вхождение в мировое сообщество. Уверены, что потребители – госучреждения и бизнес-сообщество – будут крайне заинтересованы в этой нашей работе, ведь мы хотим обеспечить межведомственное и межкорпоративное взаимодействие СЭД. Особую значимость такая деятельность будет иметь для регионов.

И, конечно же, в этом деле нужна государственная поддержка.

Что мешает введению электронного документооборота в россии?

Как сегодня складывается ситуация в области электронного документооборота?

– Входящая и исходящая корреспонденция между организациями и ведомствами в России поступает и отправляется в бумажном виде, несмотря на то, что внутри самих организаций существует электронный документооборот. Хранятся документы в бумажном виде.

Крупнейшие компании, такие, как «Евросеть», «Кэш энд Кэрри» и многие другие, обязаны хранить свои документы несколько лет, и они просто вынуждены все документы готовить в бумажном виде для хранения в помещениях, площади которых сопоставимы с их торговыми залами.

А наши налоговые службы? Те иногда запрашивают у предприятий-налогоплательщиков целые грузовики бумажных документов, которые зачастую сканируются и обрабатываются уже в электронном виде. Вот, например, знакомая картина – доставка документов проекта госбюджета на 2007 г. из Правительства РФ в Госдуму.

В электронном виде все уместилось в одной сумке, которую несли два человека, а затем 3761 страницу размножили в 900 экз. Представляете, сколько ушло на это только одной бумаги! А в США в 2008 г. бумажный оригинал бюджета уже больше не создавался и не тиражировался.

Американцы подсчитали, что, отказавшись от изготовления 3000 копий документа в 2200 страниц, они сэкономили 20 т бумаги, или 480 деревьев.

Когда, по вашему мнению, в России появятся оригиналы документов в электронном виде? Что этому мешает?

– Прежде всего, мешает инерция тысячелетней культурной традиции, сложившийся стереотип: документ должен быть в бумажном виде.

Многие россияне все еще настороженно относятся к электронному документу, им психологически трудно воспринимать его как оригинальный. Свою роль здесь играет и недостаточная компьютерная грамотность, в том числе среди госчиновников.

Именно поэтому очень важно закрепить правомочность электронных документов в национальных стандартах.

Насколько наша страна продвинулась в деле развития электронного документооборота?

– Сегодня компьютеры есть практически на каждом рабочем месте, как правило, они объединены в офисные, корпоративные и глобальные сети. Это позволяет развертывать в учреждениях СЭД. По нашим подсчетам, промышленные системы электронного документооборота работают в тысячах организаций на сотнях тысяч рабочих мест.

Но если на Западе развитие электронного документооборота сопровождается появлением десятков промышленных стандартов, то у нас этот процесс сопровождается хаосом.

Сегодня на российском рынке существует более 40 компаний и фирм, занимающихся разработкой оригинальных СЭД, которые несовместимы между собой ни по терминологии, ни по форматам данных, ни по реализуемым технологиям и регламентам работы.

Организации и предприятия тратят порою десятки, а то и сотни миллионов рублей на создание оригинальной СЭД по оригинальному ТЗ, вместо того, чтобы вложить более скромные деньги в разработку единых стандартов. А уж соответствие этим стандартам будет заботой самого производителя. К сожалению, в этой сфере сегодня отсутствует государственное регулирование.

Сегодня нет уполномоченного ведомства, отвечающего за делопроизводство в органах исполнительной власти. На наш взгляд, именно государство в лице конкретного ведомства должно сформулировать требования к СЭД и контролировать их качество. Сегодня же каждый производитель и заказчик сам определяет, что такое «электронный документооборот». В результате – в отсутствие государственного регулирования – строительство национальной системы документооборота будет напоминать строительство Вавилонской башни.

Необходимость принятия стандартов назрела

Вы являетесь руководителем компании, которой принадлежит почти 40% внедренных СЭД. Поэтому, наверное, в первую очередь должны быть заинтересованы в создании национальных стандартов в этой сфере?

– Так оно и есть. Мы уже много лет самым активным образом работаем над продвижением стандартов СЭД. Теперь, уже работая в составе подкомитета Ростехрегулирования, будем привлекать к этому и другие организации, предприятия. По нашему мнению, наиболее эффективный выход из сложившегося положения – использовать мировой опыт, накопленный в этой области.

Необходимо адаптировать уже имеющиеся международные стандарты, например стран Евросоюза, к российским национальным особенностям. Такой стандарт, принятый Евросоюзом, есть. Это MoReq (Model Requirements for the Management of Electronic Records) – Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота.

В нем существует раздел по национальной специфике, то есть специально предусматривается возможность учитывать национальные особенности той или иной страны. В самом деле, делопроизводство – это часть национальной культуры.

И это обязательно нужно учитывать, с тем, чтобы при сохранении национальных особенностей интегрироваться в мировое документационное пространство.

Что такое moreq?

А почему ваш выбор остановился именно на стандарте MoReq?

– MoReq был создан в 2002 г. с учетом опыта существовавших националь¬ных стандартов. В 2008 г. появилась его новая версия – MoReq2. Co странами ЕС нас связывают культурные традиции в области работы с документами и весьма тесные экономические связи.

Стандарт ЕС был выбран нами после изучения многих других стандартов, в том числе широко известного стандарта Министерства обороны США (DoD). MoReq универсален, не содержит какой-либо отраслевой или национальной специфики и легко может быть адаптирован для организаций любого типа – как государственных, так и коммерческих.

MoReq охватывает вопросы всего жизненного цикла документа – от появления документа до его архивного хранения и уничтожения. MoReq – открытый стандарт, поэтому за его использование не нужно платить.

Что планируется предпринять, чтобы выправить сложившееся в России положение со стандартизацией в области электронного документооборота ?

– Собственно, работа уже идет. Еще в 2002 г. наша компания реализовала стандарт интероперабельности (совместимости. – Прим. ред.) систем документооборота ODMA (Open Document Management API). В 2003-2004 гг..

приняли участие в разработке стандарта «Взаимодействие систем автоматизации ДОУ» Гильдии управляющих документацией, после чего реализовали его в нашей системе «ДЕЛО». В 2006 г. мы провели экспертную сертификацию соответствия наших систем стандарту MoReq, а в 2007 г.

наши специалисты участвовали – в качестве экспертов – в работе над MoReq2.

В прошлом году наша компания разработала проект концепции создания системы межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти РФ, занималась подготовкой к принятию в качестве национального стандарта формата офисных электронных документов ИСО/МЭК 26300:2006 Open Document Format (ODF). В рамках этих работ подготовлен и зарегистрирован в OASIS и Ростехрегулировании официальный перевод текста стандарта на русский язык.

Ваша деятельность в данной сфере представляется довольно сложной…

– Да, дело, безусловно, трудное, но вполне выполнимое. Для того чтобы добиться успеха, необходимо, на мой взгляд, реализовать несколько условий:

  • адаптировать международные стандарты и связанные с ними системы испытаний и сертификации к отечественным требованиям и условиям;
  • организовать совместную работу государства и бизнеса по разработке и вводу в действие стандартов;
  • принять государственную программу в данной сфере и определить уполномоченный орган власти, призванный координировать, реализовывать и контролировать эту программу;
  • перейти от рекомендаций соблюдать стандарты – к обязательным требованиям их выполнения.

Источник: https://www.eos.ru/eos_about/eos_press_cnt/press/detail.php?ID=27801

Раздел 3. Электронный документ Понятие документа

Подлинник электронного документа это

Документомназываетсяструктурированнаясовокупность информации, предназначеннойдля восприятия человеком, которая можетбыть цельным объектом обмена междупользователями и/или информационнымисистемами.

Электроннымдокументомназывается документ, зафиксированныйна машинном носителе и содержащийидентифицированную информацию,подлинность которой удостоверенаэлектронной цифровой подписью.

Появление термина«электронный документ» связано синтенсивным применением информационныхтехнологий на предприятиях и в организацияхи формированием на машинных носителяхразнообразной информации: научно-технической,производственной, управленческой и др.

В силу незнаниянормативных документов, определяющихстатус электронного документа, этимтермином часто пользуются при созданииэлектронных копий отчетов, писем,платежных поручений, квитанций, другихвидов текстовой информации, а также базданных на машинных носителях.

Согласно ЗаконуРБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронномдокументе»электронныйдокумент – информация, зафиксированнаяна машинном носителе и соответствующаятребованиям, установленным настоящимЗаконом.

Машинный носитель– магнитный диск, магнитная лента,лазерный диск и иные материальныеносители, используемые для записи ихранения информации с помощьюэлектронно-вычислительной техники.

Основные требования, предъявляемые к электронному документу

Электронныйдокумент должен соответствоватьследующим требованиям:

  • создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;

  • иметь структуру, установленную Законом РБ от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе», и содержать реквизиты, позволяющие ее идентифицировать;

  • быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком.

Структура электронного документа

Электронныйдокумент состоит из двух неотъемлемыхчастей – общейи особенной.

Общаячасть электронного документа состоитиз информации, составляющей содержаниедокумента. Информация об адресатеотносится к общей части.

Особеннаячасть электронного документа состоитиз одной или нескольких электронныхцифровых подписей.

Электроннаяцифровая подпись(ЭЦП) – набор символов, вырабатываемыйсредствами электронной цифровой подписии являющийся неотъемлемой частьюэлектронного документа.

ЭЦП используетсяфизическими и юридическими лицами вкачестве аналога собственноручнойподписи для придания электронномудокументу юридической силы, равнойюридической силе документа на бумажномносителе, подписанного собственноручноправомочным лицом и скрепленногопечатью.

Средства электроннойцифровой подписи – программные итехнические средства, обеспечивающиевыработку и проверку электроннойцифровой подписи и имеющие сертификатсоответствия или удостоверение опризнании сертификата, выданного вНациональной системе сертификацииРеспублики Беларусь.

Для формированияЭЦП используются средства криптографическойзащиты информации (СКЗИ), использующиетак называемые асимметричные алгоритмы,в которых применяются открытый и личныйключи каждого пользователя.

Личный ключподписи –набор символов, принадлежащий конкретномулицу и используемый при выработкеэлектронной цифровой подписи.

Открытый ключпроверки подписи– набор символов, доступный для всехзаинтересованных лиц и используемыйпри проверке электронной цифровойподписи.

Карточка открытогоключа проверки подписи– документ на бумажном носителе,содержащий значение открытого ключапроверки подписи и подтверждающий егопринадлежность какому-либо физическомуили юридическому лицу.

Личный ключпользователя хранится на машинномносителе в недоступном другим лицамместе, открытый ключ передается всемучастникам обмена информацией.

Электронныйдокумент может использоваться во всехсферах деятельности, где применяютсяпрограммные и технические средства,необходимые для создания, обработки,хранения, передачи и приема информации.С помощью электронных документов могутсовершаться сделки (заключатьсядоговоры), производиться расчеты,осуществляться переписка и передачадокументов и иной информации.

Электронныедокументы могут пересылаться с помощьюлюбых средств связи, включая информационныесистемы и сети, если это не противоречитзаконодательству Республики Беларусьи международным договорам РеспубликиБеларусь.

Электронныйдокумент имеет формывнутреннего и внешнего представления.

Формойвнутреннего представленияэлектронного документа является записьинформации, составляющей электронныйдокумент, на машинном носителе.

Формойвнешнего представленияэлектронного документа являетсявоспроизведение электронного документана экране дисплея, на бумажном либо иномотделимом от машинного носителяматериальном объекте в доступном длявизуального обозрения виде (бездополнительных технических приспособлений)и форме, понятной для восприятиячеловеком.

Закон РБ «Обэлектронном документе» определяетосновные понятия, связанные с юридическойсилой оригинала и копией электронногодокумента.

Оригиналэлектронного документасуществует только на машинном носителе.Все экземпляры электронного документа,зафиксированные на машинном носителеи идентичные один другому, являютсяоригиналами и имеют одинаковую юридическуюсилу.

Вслучае, когда одним лицом создаютсядокумент на бумажном носителе иэлектронный документ, идентичные посодержанию, обадокументапризнаются самостоятельнымидокументами.В этом случае документ на бумажномносителе не является копией электронногодокумента.

Копииэлектронного документасоздаются путем удостоверения вустановленном законодательством порядкеформы внешнего представления электронногодокумента на бумажном носителе. Копииэлектронного документа на бумажномносителе должны содержать указание нато, что они являются копиями соответствующегоэлектронного документа.

Удостоверениеформы внешнего представленияэлектронного документа на бумажномносителе может осуществляться:

  • нотариусом или иным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия;

  • индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом, имеющими в соответствии с законодательством Республики Беларусь право на осуществление такой деятельности.

Воспроизведениеэлектронного документа на ином, кромебумажного, отделимом от машинногоносителя материальном объекте либо егокопия на бумажном носителе, надлежащимобразом не удостоверенная, неимеют юридической силы копии электронногодокумента.

Электронныйдокумент на машинном носителеприравнивается к документу на бумажномносителе и имеет одинаковуюс ним юридическуюсилу.

Еслизаконодательством Республики Беларусьтребуется, чтобы документ был оформленписьменно либо представлен в письменномвиде или письменной форме, то электронныйдокумент считается соответствующимэтим требованиям.

Оригиналыэлектронных документов и их копии набумажных носителях имеют одинаковуююридическую силу.

Основные вопросыпридания юридического статуса электроннымдокументам, а также защиты электронныхдокументов регулируются следующимизаконодательными актами и нормативнымидокументами Республики Беларусь:

Законом РБ от10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе»,который устанавливает юридическийстатус электронного документа в качествеофициального документа, требования кего оформлению, а также права, обязанностии ответственность участниковправоотношений, возникающих в сфереобращения электронных документов;

СТБ 1221-2000, которыйустанавливает единые требования кпорядку создания, оперативного обращенияи архивного хранения официальныхэлектронных документов независимо отспособов обмена, обработки информациии области применения;

СТБ РБ 1176.1-99«Информационная технология. Защитаинформации. Процедура хэширования»;

СТБ РБ 1176.2-99«Информационная технология. Защитаинформации. Процедуры выработки ипроверки электронной цифровой подписи»;

РД РБ 07040.12-3-2004«Банковские технологии. Технологияэлектронной цифровой подписи. Терминыи определения»;

РД РБ 07040.1204-2004«Банковские технологии. Формат карточкиоткрытого ключа»;

РДРБ 07040.1206-2004 «Банковские технологии.Формат сертификатов открытых ключей исписков отозванных сертификатов» и др.

Источник: https://StudFiles.net/preview/4296931/

Прав-Защитник
Добавить комментарий